¿Qué es un ERP y cómo funciona?

La tecnología cambia constantemente la forma en la que funcionan las empresas, les permite tener un desempeño más fluido y optimizar sus procesos. Uno de los avances más beneficiosos para todo tipo de organizaciones son los sistemas de ERP. Si piensas estudiar una carrera tecnológica, entonces debes saber más sobre este concepto.

Por eso, en el siguiente artículo te explicaremos qué es un ERP y todos los conceptos relacionados a este beneficioso sistema.

¿Qué significa ERP?

Son las siglas en inglés para sistema de planificación de recursos empresariales y se trata de softwares mediante los cuales las compañías gestionan e integran las secciones más importantes de sus negocios.

Muchos softwares ERP resultan importantes para las empresas debido a que ayudan a implementar el planeamiento de recursos. En ellos se integran todos los procesos necesarios para administrar la compañía con un solo sistema. Por ejemplo, en ellos es posible integrar el inventario de compras, ventas, marketing, finanzas, recursos humanos y muchas otras áreas.

Importancia de un ERP

Para graficar la importancia de un ERP, puedes pensar en él como el elemento que mantiene unidos los diferentes sistemas informáticos de una empresa. Sin uno de estos, cada área tendría su sistema independiente y optimizado solo para tareas específicas.

Por otra parte, con un software de ERP, cada área sigue teniendo su propio sistema, pero cada uno de ellos puede ser accesado por medio de una aplicación con una sola interfaz.

Las aplicaciones ERP también permiten que distintas áreas se comuniquen entre sí y compartan información fácilmente con el resto de la empresa. El sistema reunirá data sobre la actividad de diferentes divisiones, haciendo que esta se encuentre disponible para cada área, donde será usada de forma más productiva.

Un ERP conecta diferentes tecnologías empleadas por diversas áreas de la empresa. Gracias a ello esta puede eliminar las inconveniencias de la incompatibilidad entre aplicaciones y ahorrar dinero. A menudo el proceso integra las cuentas por pagar, los sistemas de control de existencias, monitoreo de pedidos y bases de datos de clientes.

Tipos de ERP

La fluidez de los sistemas de ERP y la diversidad de factores que influyen en ellos dificultan su clasificación. Sin embargo, es posible ordenarlos en diferentes niveles, tamaños de empresa y despliegue. A fin de hacer esto más simple, los listaremos de la siguiente forma:

1.- ERP generalistas

Muchos sistemas de ERP tradicionales y en la nube son generalistas y se adaptan a los procesos a través de las industrias. Estas soluciones tienen una potente capacidad de personalización e integración que encaja con las necesidades de las empresas en diversos sectores.

Dada su flexibilidad y amplias capacidades, no resulta una sorpresa que este tipo de sistema de ERP sea uno de los más extendidos en el mercado. Un ejemplo son las alternativas provistas por NetSuite ERP.

2.- ERP de código abierto

Estas son solo una pequeña fracción del mercado. Se trata de alternativas que permiten que los usuarios pueden modificar secciones del código del software para una personalización bastante completa. Una alternativa que ejemplifica esta categoría es Oboo ERP.

3.- ERP Vertical

Se trata de un tipo de sistema que sirve en industrias bastante específicas. Por lo general, estos ERP se enfocan en un sector nicho como, por ejemplo, construcción, supermercados, distribución, etc. Entre los ejemplos más populares se encuentra Microsoft Dynamics AX.

4.- ERP de pequeñas empresas

Estos sistemas pueden ser de nube o encontrarse dentro de las instalaciones. Por lo general, se ofrecen en módulos con características reducidas. En lugar de funcionar como una opción completamente integrada, funcionan para uno o dos procesos de la empresa y dejan de lado el resto.

Por ejemplo, un sistema como PeopleSoft solo contiene gestión de recursos humanos y funciones de contabilidad con opciones agregables para administración de la relación con los clientes, inventario o gestión de cadena de suministro. Debido a esto, los ERP de pequeñas empresas también son conocidos como ERP ligeros.

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Módulos de un ERP

Un sistema de ERP cubre procesos clave de una empresa. Los siguientes módulos son los más comunes:

1.- Gestión de recursos humanos

Este módulo comprende herramientas estándar como gestor de tiempo, planilla horaria, así como bases de datos para los registros de los colaboradores, perfiles de trabajo y habilidades. En algunos casos también comprenden sistemas de revisión de desempeño y de planilla. Esta última se encuentra integrada al módulo de finanzas para gestionar el salario, aumentos y descuentos.

2.- Gestión de finanzas

Aquí se gestiona la entrada y salida de capital. Este cubre transacciones financieras y de contabilidad regulares como desembolsos, libro contable, balance general, gestión de impuestos y pagos. En muchos casos también se generan reportes financieros para diferentes áreas de la empresa.

3.- Ventas y marketing

Se trata de un módulo que gestiona el flujo de trabajo como pedidos de venta, órdenes de compra y facturación. Los sistemas más avanzados también comprenden reglas de impuesto y rastreo de envío.

4.- Administración de la relación con los clientes

El módulo de administración de la relación con los consumidores te ayuda a mejorar el servicio al cliente y, eventualmente, las ganancias per cápita. Por este medio se gestiona leads, oportunidades y problemas con ellos. También te da un perfil de 360 grados de tus compradores consolidando información.

5.- Gestión de cadena de suministro

Este cubre aspectos clave de tu cadena de suministro, incluyendo la administración de órdenes de compra. Desde aquí se puede mantener un control del producto desde su fase de producción hasta que llega al consumidor y, en algunos casos, gestionar sus retornos.

Ahora sabes qué es un sistema ERP. Si las nuevas tecnologías que facilitan el trabajo de las empresas te parecen atractivas, te recomendamos la carrera de Administración de Sistemas para la Transformación Digital. Se trata de una gran alternativa que puede darle el enfoque necesario a tus ganas de aprender.

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